O que é WMS, funcionalidades, benefícios e vantagens.

O que é WMS? 

WMS do inglês: Warehouse Management System é um acrônimo que representa um Sistema de Gerenciamento de Armazém. No entanto, a sua abrangência é muito mais ampla do que isso. O sistema não apenas supervisiona e controla seu armazém, mas também oferece uma série de vantagens significativas. Portanto, é crucial compreender como o WMS pode melhorar suas operações e contribuir para a eficiência logística. Veja:

Aprimore o Gerenciamento de Estoque: 

Permite uma gestão mais eficaz do estoque e do armazém, assim otimiza a alocação de recursos e garantindo que os produtos estejam prontamente disponíveis. 

Otimize Processos em Tempo Real: 

O sistema opera em tempo real, logo os processos desde o recebimento até a expedição, melhorando a eficiência e eficácia geral da administração. 

Aumente a Eficiência com WMS: 

A administração se torna mais eficiente e eficaz, então os resultados estão em fluxos de trabalho aprimorados e operações mais eficientes. 

Aperfeiçoe o Atendimento ao Cliente: 

Permite o aprimoramento do atendimento ao cliente, garantindo entregas precisas e oportunas. 

Personalização e Flexibilidade: 

Com o sistema bem projetado pode ser personalizado para se adequar às necessidades específicas de um negócio, adaptando-se às regras e processos exclusivos. 

Controle de Qualidade WMS: 

O sistema permite o rastreamento de informações vitais, como datas de fabricação, lotes e números de série, garantindo qualidade e conformidade. 

Separação de Pedidos Eficiente: 

Facilita a separação de pedidos, com isso evita deslocamentos excessivos no armazém e garantindo a integridade dos produtos. 

Inventário em Tempo Real: 

A gestão do inventário é aprimorada, com informações em tempo real sobre a disponibilidade dos produtos, portanto evita excesso ou escassez. 

Monitoramento e Rastreamento: 

O sistema permite o monitoramento detalhado das movimentações e rastreamento dos produtos ao longo de todas as etapas, assim você terá visibilidade completa. 

WMS – Integração com Outros Sistemas: 

Pode ser integrado com sistemas de produção, faturamento, vendas e outros, fornecendo uma visão holística dos processos  

Geração de Relatórios Gerenciais: 

O sistema oferece relatórios e gráficos gerenciais que auxiliam na tomada de decisões informadas. 

Aumento da Produtividade: 

Através da automação e otimização de tarefas, ele contribui para a produtividade da equipe e da operação como um todo. 

Em resumo, é uma ferramenta tecnológica essencial que vai além do simples gerenciamento de um armazém. Ele oferece uma ampla gama de funcionalidades, desde aprimorar a eficiência e a produtividade até garantir a qualidade dos produtos e otimizar o atendimento ao cliente. Sua capacidade de integrar-se a outras partes do negócio e se adaptar às necessidades específicas de cada empresa faz dele uma peça fundamental no ambiente logístico e de gestão moderno.

Você tem interesse em conhecer detalhadamente o WMS?

WMS é a sigla para Warehouse Management System,ou seja sistema/software de gerenciamento de armazém, porém significa muito mais…

• Gerencie mais e melhor armazéns logísticos/estoque;
• Otimize processos em tempo real.
• Como resultado sua administração se torna mais efetiva e percorre desde o recebimento até a expedição.

Logo, um sistema de gerenciamento de armazém(WMS) auxilia e simplifica as tarefas, portanto otimiza o fluxo de trabalho e organiza sua equipe, ainda proporciona taxas mais altas de produtividade e eficiência.

Em suma, você tem uma ferramenta tecnológica de alto nível: 

1. Faça ajustes em sua demanda de organização;
2. Torne os estoques mais enxutos;
3. Reduza o nível de movimentações desnecessárias;
4. Potencialize o atendimento ao cliente;
5. Otimize a operação.

O Sistema WMS no seu planejamento:

O espaço do armazém planejado garante que todos os itens semelhantes sejam sistematicamente armazenados juntos, logo, para a realização de suas tarefas é um bom sistema de gerenciamento, que executará todos os processos com eficiência.

Características WMS:

Considere em seu sistema WMS:

• Data de fabricação;
• Lotes;
• Número de série;
• Chassis;
• Grade de produtos, entre outros.

Como resultado, um bom sistema é ágil e desburocratizado, assim ele permite movimentações de itens através de quantidade fracionada, embalagens múltiplas ou paletizadas. 

Em suma, regras de nível e qualidade do estoque como controle que também devem ser atendidos pelo sistema conforme necessidade do cliente. 

 Por exemplo:

• FIFO (PEPS): do inglês “First in, first out” ou “Primeiro a entrar, primeiro a sair”. Estratégia de gestão de estoque, logo os produtos armazenados há mais tempo serão despachados primeiro aos consumidores;

• FEFO (PVPS): Significa “First expired, first out” ou “Primeiro a vencer, primeiro a sair”. Sendo assim, considere os produtos com data de validade mais próxima serão despachados primeiro;

• LIFO (UEPS): O termo se refere a “Last in, first out” ou “Último a entrar, primeiro a sair”. Com isso, entenda que produtos mais recentes no estoque, com menor tempo de armazenagem, é despachado primeiro;

• SHELF LIFE: Bastante utilizado na gestão de produtos perecíveis como alimentos e bebidas, considere o Shelf Life como “vida de prateleira” de um alimento, considere com “prazo de validade” do produto.

Saiba que promover o controle do armazém por localização de armazenamento e zonas de armazenagem, mas esses conceitos permitem que você realize tarefas com enorme precisão, também oriente o operador em todas as etapas do processo sem equívocos. Isso é o WMS!

Sendo assim, conclua que em alguns casos é desejável que o WMS realize ajustes específicos na própria ferramenta, pois com a melhor modelagem na relação dinâmica entre Sistema x Regra de negócios. 

2. Compatibilidade WMS com dispositivos e coleta de dados

Grande parte das mercadorias e produtos recebidos em um depósito são identificados com código de barras. Correto? 

Sendo assim, o mais importante é o rápido escaneamento para adicioná-los e registrá-los ao inventário de forma ágil, de forma precisa e sem erros de digitação.

Nesse momento, utilize dispositivos de coleta de dados móveis, assim como os coletores WMS.

Considerando o volume da sua operação e/ou dos tipos de produtos movimentados no seu armazém, portanto, utilize scanner do tipo estacionários instalados em esteiras transportadoras.

Seus dispositivos portáteis (coletores de dados) são equipamentos dedicados para uso em área logística, entenda que são baseados em tecnologia de celular.

Integração:

A integração do WMS com dispositivos móveis acontece através de licenças de middleware do tipo Emulação de Terminal, mas com isso o torna um dispositivo dependente do WMS, porém essa solução traz um custo adicional de aquisição de licenças.

Alguns sistemas WMS usam Middleware próprios, mas isso não onera a solução com custos adicionais de licenças, então avance parte do controle da operação para o dispositivo móvel, logo perceba grande agilidade, com isso, desenvolva telas mais amigáveis ao usuário.

Adquira ou implemente! 

Garanta a compatibilidade do sistema e seus scanners e também demais equipamentos para a plena integração.

3. Processamento de dados em tempo real

Faça a guarda de produtos ou mercadorias até que os clientes precisem delas, em suma, uma vez que você recebeu a autorização de fornecimento, sendo assim os itens são separados, também conferidos, acondicionados, despachados e entregues ao cliente dentro dos prazos e conformidades estabelecidas.

Contudo, para essa eficiência, o sistema precisa operar em tempo real, mas com registros precisos e controle os processos em acordo com as regras de negócios estabelecidas pela companhia.

Além disso, o sistema WMS tem na base de dados todos os itens disponíveis e orienta o operador, que movimenta o item correto, mas na sua especificação e dentro das regras de gerenciamento de estoque, logo a finalização dos pedidos e sua expedição são fáceis e menos complexas.

Da mesma forma, faça o reabastecimento, recebimento de novos estoques e armazenamento, registre em tempo real, para um fluxo contínuo, então está estabelecida a harmonia e simetria entre produtos e dados do seu sistema.

Disponibilize informações, afinal isso é muito importante para os demais departamentos envolvidos da sua organização.

4. Inventário e Controles de Localização

Um armazém produz diariamente uma quantidade impressionante de movimentações, mas também controla tarefas de recebimento, armazenagens, separação, conferência e entregas, com isso entenda que são vitais os recursos gerenciais e de controle.

Portanto, o WMS identifica todas as mercadorias, também registra a sua localização, com os requisitos de armazenamento levados em consideração, disponibiliza relatórios e telas de consultas tanto em retaguarda ou em coletores de dados portátil, mas principalmente de forma rápida e precisa.

Sendo assim, faça os inventários de auditora de forma rápida, porém sem a necessidade de paralisar toda a operação, porém seu foco deve ser: maior economia e agilidade.

5. Separação de Pedidos e Embalagem de Produtos

Entenda que o sistema seleciona os itens do pedido em suas quantidades e organiza a coleta de separação de forma ordenada e geograficamente correta, portanto evita que o operador faça grandes deslocamentos dentro do armazém.

Conter produtos diversos e ter a separação, portanto, como resultado temos um único pedido.

Fique atento para que um mesmo pedido (pedidos grandes, principalmente) seja separado por mais de um operador, portanto, o WMS orienta individualmente a cada um sobre a localização, item e quantidades a serem separadas.

Logo, quando separados, todos os itens passam por uma conferência de pedido às cegas, garantindo a integridade e aferição dos itens separados, porém não permitindo distorções entre quantidades separadas e despachadas.

Entenda: no momento de conferir, os itens são reunidos e embalados adequadamente para que despache aos clientes, reforce, com isso mais uma etapa de conferência de separação.

6. Sistema WMS em rastreamento e monitoramento de tarefas e produtos

O WMS para Logística permite a rastreabilidade de movimentações e registro de monitoramento de como seu produto se move, mas quem o move e quando o move e que corresponda a todas as fases de controle, da chegada ao armazém, enfim, todas as transações internas até a expedição ao cliente.

7. Dashboard e relatórios gerenciais

Outra ferramenta muito importante são os relatórios gerenciais e gráficos de qualidade.

Consequentemente, o gestor terá um forte aliado de controle de indicadores de performance que colaborará com a tomadas de decisão no melhor momento e em ações mais assertivas e vantajosas para a organização.

8. Integração com Sistemas de Produção e Faturamento

Chegamos até aqui, então você já entende que sistemas de gestão administrativa e também financeira, ou então vendas e ainda de produção, todos oferecem níveis de gestão e controle mais desenvolvidos em suas áreas principais de atuação, mas avançando pouco sobre a gestão de estoques ou grandes armazéns.

Contudo, com o WMS dedique-se ao alto nível de competência para controle do armazém, também esteja sempre alinhado à organização, eleve o nível de controle do armazém e integre-se a outras ferramentas como ERP ou PCP ou Sistemas de Vendas, complemente, assim, controle e agilidade aos processos de gestão de materiais.

Portanto, use APIs, troca de dados ou documentos sistêmicos e permita que a organização obtenha o melhor resultado de cada sempre a seu favor.

9. Personalização WMS

Certamente cada negócio tem suas particularidades que o diferencia de outras organizações, sua regra de atuação e princípios de relacionamento com seu cliente, o manuseio de produtos, o gerenciamento de colaboradores, suas políticas, o fluxo de trabalho entre outras diferenças. 

Desse modo, chamamos: Regras de Negócios. Como tal, um sistema de gestão eficiente oferece compatibilidade e se ajusta a essas regras.

Além disso, o software oferece customização, com isso, determine partes do software podem ser ajustadas de acordo com suas necessidades no negócio, ou seja, personalizado.

Características específicas:

Entenda ainda mais…

Em primeiro lugar o WMS trabalha com um banco de dados ajustado que suporta as operações de armazém e contém detalhes que descrevem uma variedade de elementos de armazém, sendo assim você tem ajuda no processo de armazenagem e movimentação de materiais e produtos, como:
Unidades individuais de movimentação de estoque (SKUs), manipuladas e armazenadas por:

• Peso e Dimensões;
• Tipos de embalagem de casos;
• Etiquetas de identificação automáticas (códigos de barras, etc.);
• Inventário por local com data de fabricação, código de lote, etc.

As SKUs incluem informações básicas dos materiais, peças fabricadas, montagens, produtos industriais e de consumo, entre outros…

Locais de armazenamento, por exemplo:

• Número de localização individual, ou endereçamento de estoque;
• Sequência de seleção, tipo de uso (picking, armazenamento de reserva, etc.);
• Tipo de armazenamento (palete, caixa unidade);
• Tamanho ou capacidade de localização, restrição de armazenamento como; inflamável, perigoso, materiais de alto valor, entre outros;
• Doca, por exemplo: número individual.;
• Taxas de produtividade laboral esperadas por função ou atividade, como: por hora-homem, por unidade movimentada, etc.

As funções diárias de gerenciamento WMS incluem:

1. Planejamento

Receber nas docas, selecione carga de trabalho/ordens a serem processadas no dia ou turno.

Posteriormente, calcule a estimativa de mão-de-obra e veículos necessários para envio dos pedidos, garanta desta forma, que a equipe seja escalonada, e também as operadoras notificadas.

2. Organização

Sequência dos pedidos, entenda: organiza pedidos de picking e variações possíveis.

Com isso, o objetivo principal é ser intencional e não escolher as ordens na sequência em que foram recebidas com prioridade ao tipo de embarque e veículo.

Acima de tudo o processo minimiza a necessidade do espaço de embarque, logo, agrupa os pedidos e dá vazão ao carregamento, então monitora o progresso durante o dia para eliminar ou reduzir solicitações de última hora gerando horas extras ou atrasos de saída.

3. Sistema WMS de localização de materiais.

4. Pessoal

Atribui atividades por tipo de operação, mas com chamada ativa ao operador, que recebe a informação de sua atividade.

5. Informações

O mais importante: você garante que os procedimentos sejam incorporados ao sistema WMS.

Portanto, também usada para dividir ordens individuais em unidades de trabalho lógicas e a capacidade de atribuí-las a operadores por atividade, por exemplo:

1. Separa picking;
2. Dimensiona a carga de trabalho por atividade.

6. Controle

Que fornece marcos para o gerenciamento, como:

1. Monitora o progresso durante o dia;
2. Oportunidade de resposta aos problemas;
3. Reporta os dados para análise de desempenho.

Integrações Sistema WMS:

Suporte para a equipe do armazém para realizar todos os processos necessários, logo a facilidade para lidar com todas as tarefas, como:

1. Recebimento;
2. Inspeção e aceitação;
3. Colocação;
4. Reposição interna para escolher posições;
5. Picking;
6. Embalagem;
7. Montagem de pedidos na estação de embarque;
8. Documentação e envio (carregamento em veículos transportadores).

Então, valide cada etapa, também capture e registre todas as movimentações de inventário e mudanças de status no arquivo de dados.

Logo, um sistema de gerenciamento de armazém representa a unidade central na estrutura de software de um armazém.

O Sistema WMS recebe atividades do sistema ERP, administra esses em um banco de dados e posteriormente, logo após a otimização, os fornece aos sistemas de coletores de dados e terminais.

Processos WMS para E-Commerce:

• Cliente faz um pedido dentro de uma loja online,
• Transmite a informação através do computador host do negócio (principalmente um sistema ERP) para o Sistema WMS.
• Realiza etapas necessárias para gerenciar o pedido;
• Escolhe os itens encomendados etc.
• Tudo processado no Sistema WMS.

Finalizando, o envio das informações de volta para o computador host do negócio para suportar transações financeiras, também notificações de embarque antecipadas aos clientes, gerenciamento de inventário, etc.

Podemos concluir que o WMS moderno conecta uma variedade de tecnologias de comunicação (radiofrequência):

• Identificação automática (código de barras, RFID, etc.);
• Computadores móveis e manipulação de material ocasionalmente automatizada;
• Equipamentos de armazenamento (carrosséis, armazenamento automático e recuperação, etc.).